新しい文書事務支援システムに一言

 新グループウェアと連携して8月15日からスタートした新文書事務支援システム。切換えに伴う2、3日の混乱かと思いきや、職場ではさまざまな問題が起こっています。あなたの職場はどうですか?
 

  端末に向かうとユーウツになる?

 「システムが重すぎて古い端末の人はすぐ凍ってしまう」「他のソフトのデータベースが入っている端末はその業務にも影響が…」そんな声が聞かれます。
 「簡易決裁1つつくるのも、文書1つ受けるのも大変」「いろんな属性を入力していかないと画面シートにたどりつかない」「文書管理の機能としてはその方がいいのかもしれないけど、そこまでしなくてもいいものもあるのでは…」「それよりもスピーディで便利さを感じられる方がいい」とにかく、慣れていないからという点を差し引いても「使いにくい」「忙しい職場で負担感が大きすぎる」というのが職場の不満の声です。

 
  せっかく更新したのになんで?

 「なんでこういうことになったのか」率直な疑問の声もあります。「システムに対応できる端末の更新や研修、マニュアルの周知など十分検討されたのか」とか「これまでの文書事務支援システムにもいろいろ問題はあったけれど、職場の事務の流れを踏まえて改善されてきた。今回の更新が職場に定着してきたものをベースにバージョンアップするという方法をとらなかったからこんなことに…」という人もいます。また、「電子決裁を前提にしているからだろうけど、ほんとうに電子決裁が効率化につながるかどうか…」という人も。
 
  電子府庁の全容を明らかに

 「経営改革プラン」には「電子府庁の推進」がうたわれ、平成19年度には、予算編成・財務会計・決算処理を統合したシステムを開発するとされています。事務を省力化するために、より使いやすいシステムを導入することは必要かもしれません。しかし、ことばだけの「電子府庁」を一人歩きさせ、一方的にシステムだけを職員に押しつけるのではなく、「電子府庁」の全容を職員に明らかにし、職場の意見をとりいれたシステム開発をすべきではないでしょうか。
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